Communication is key!

5 Tipps, wie du als Führungskraft Mitarbeitergespräche souverän führst

Wer kennt es nicht: Es steht ein unangenehmes Gespräch auf der Agenda und ein ungutes Gefühl macht sich breit. Wie wird mein Gegenüber auf die Nachricht reagieren? Wie wird die Nachricht aufgenommen? Der erste Impuls ist oft: Schnell weg und das Gespräch erst gar nicht führen! Im Privaten mag das vielleicht funktionieren, als Führungskraft gehören heikle Gespräche jedoch zu deinem Aufgabenbereich dazu: Kündigungen, betriebliche Umstrukturierungen, unzureichende Leistungen und Fehlverhalten ziehen Personalgespräche nach sich, die teilweise sehr hohe Anforderungen an deine kommunikativen Fähigkeiten stellen werden. Denn wenn du hier unbedacht kommunizierst, kann einiges schief gehen: Deine Mitarbeiter verstehen etwas falsch, misstrauen dir und im schlimmsten Fall hängt danach der Segen beim Betriebsklima schief. Wie also geht man das unliebsame Gespräch am besten an? Was sind die Do’s & Dont‘s? Mit unseren 5 Tipps gehen beide Parteien mit einem guten Gefühl aus dem Gespräch!

We all need people who will give us feedback – that’s how we improve

Bill Gates

1. Plan it!

Auf ein wichtiges Gespräch solltest du dich immer vorbereiten. Wenn wir eine Mail schreiben, überlegen wir meist gut, wie wir unserem Gegenüber etwas mitteilen. Mündlich rutscht einem schnell mal etwas raus, was so nicht beabsichtigt war oder man schweift vom eigentlichen Thema ab und geht aus dem Gespräch, ohne den Sachverhalt geklärt zu haben. Mach dir also am besten zu den folgenden Punkten Gedanken: Was ist das konkrete, realisierbare Ziel des Gesprächs? Welche Informationen müssen im Vorfeld für ein konstruktives Gespräch gesammelt werden? Müssen vielleicht rechtliche Aspekte geklärt werden?

Geht es bei dem Gespräch um die Verkündung einer Entscheidung (z. B. eine Abmahnung) solltest du darauf achten, dass du das Gespräch so strukturierst, dass der Mitarbeiter dazu aufgefordert wird, mitzudenken und das Gesagte nachzuvollziehen. Statt wie gewöhnlich zuerst das Urteil zu verkünden und dieses anschließend zu begründen, könntest du das Gespräch beispielsweise top-down aufziehen. Wie du das am besten angehst? Beginne zuerst, das Problem zu beschreiben und zeige deinem Mitarbeiter oder deiner Mitarbeiterin auch, dass du nach Alternativen zu der Entscheidung gesucht hast. Erläutere dann, welche Entscheidung du anhand welcher Kriterien getroffen hast und schließe deine Argumentation mit den zu erwartenden Folgen der Entscheidung und was passieren würde, wenn du diese nicht umsetzt, ab. So ist der ganze Entscheidungsprozess für deinen Mitarbeiter nachvollziehbar und er kann sich nicht nur besser in dich hineinversetzen, sondern fühlt sich auch nicht so sehr vor den Kopf gestoßen.

2. Be nice!

Irren ist menschlich und wir alle machen Fehler oder haben mal einen schlechten Tag. Ist ein konkretes Fehlverhalten oder ein ungenügendes Arbeitsergebnis der Grund für das schwierige Mitarbeitergespräch, solltest du das Problem sachlich besprechen. Denn es geht nicht darum, den Mitarbeiter als Person zu kritisieren, sondern sein Verhalten in einer ganz bestimmten Situation. Es macht einen riesigen Unterschied für den Empfänger ob du sagst. „Du bist unfreundlich zu unseren Kunden!“ oder „Gestern, während des Beratungstermins mit Kunde XY gesprochen hast, kam mir dein Ton dem Kunden gegenüber etwas unfreundlich vor. Wie hast du die Situation wahrgenommen?“. Empathie ist eine Schlüsselqualifikation, die dir als Führungskraft und in einem kritischen Gespräch nicht fehlen sollte. Gehst du achtsam mit deinen Gefühlen und denen des Mitarbeiters um, wird die Situation wahrscheinlich nicht so schnell eskalieren. Wird es in dem Gespräch doch mal laut und unsachlich, solltest du diese Dynamik direkt ansprechen und dem Gespräch eine andere Wendung geben. Wenn du merkst, dass ihr gar nicht mehr weiter kommt, dann legt eine kurze Gesprächspause ein, holt euch einen Kaffee und atmet tief durch. Auch eine Vertagung des Gesprächs ist möglich – so können sich alle Gemüter beruhigen und du hast zudem die Chance, dir Tipps von erfahreneren Führungskräften zu holen.

3. Focus!

Nicht in allen Unternehmen wird eine offene Feedbackkultur gelebt und Feedbackgespräche finden oft nur selten – manchmal sogar nur einmal im Jahr - statt. Wenn dein Unternehmen dazu gehört, wirst du merken, dass Mitarbeitergespräche gerne mal dazu neigen, auszuufern. Plötzlich fallen dem Mitarbeiter Punkte und Fragen ein, die er immer schon mal ansprechen wollte und das wichtige und schwierige Gespräch verliert die Richtung. Um das zu vermeiden, kann ein regelmäßigerer Austausch die Lösung sein. Gib deinem Mitarbeiter einfach ein kurzes Feedback, wenn es ein konkreter Anlass verlangt. Ein „Ich bin aus diesem und jenem Grund nicht mit dem Ergebnis zufrieden“, „Gibt es noch Fragen?“ oder „Vielen Dank für die gute Arbeit, besonders dieser Aspekt hat mir gut gefallen“ verhindert nicht nur, dass sich bei deinem Mitarbeiter ein Informationsbedürfnis aufstaut, sondern wirkt außerdem motivierend. Ihr könnt euch auch regelmäßige Zeiten in eurem Kalender für den Austausch blocken. So sind beide Seiten immer Up-to-Date was die aktuellen Herausforderungen sind und wie die Gemütslage ist. Außerdem können manche Themen auf diese Weise bereits geklärt werden, bevor sie zum Problem werden. Seid ihr jedoch mitten im Gespräch, ist es dein Job als Führungskraft, den Fokus und dein Ziel im Blick zu behalten. Dies tust du zum Beispiel, indem du einen weiteren Termin für das neue Thema, das aufkommt, vorschlägst. Ein „Gut, dass du das ansprichst. Das können wir gerne in einem anderen Termin ausführlicher besprechen“ reicht aus, um deinem Mitarbeiter zu signalisieren, dass du sein Anliegen ernst nimmst, deine Priorität jedoch bei dem eigentlichen Grund für das Meeting liegt.

4. Listen!

Eine wichtige Fähigkeit, die gerne vergessen wird, ist aktives Zuhören. Denn, auch wenn du der Meinung bist, dass dein Mitarbeiter im Unrecht ist, kann es doch nie schaden, eine andere Perspektive auf die Thematik einzunehmen. So erhältst du interessante Informationen oder neue Einblicke, die wichtig und hilfreich für eure zukünftige Zusammenarbeit sind. Außerdem ist es grundsätzlich wichtig beide Seiten anzuhören, bevor eine Entscheidung getroffen wird. So gibst du deinem Gegenüber ein Gefühl der Wertschätzung und begegnest ihm auf Augenhöhe. Ein kleiner Tipp: Am besten zeigst du deine Aufmerksamkeit durch aktive Reaktionen wie „Ja“, „ah“ oder „mhm“, Feedback, Fragen oder kurze Zusammenfassungen der Kerngedanken des Gesprächspartners. Damit vermeidet ihr auch Missverständnisse während des Gesprächs.

5. Let it sink!

Dir ist es sicherlich auch schonmal passiert, dass du nach einer schlechten Nachricht erst einmal schlucken musstest. Das ist ganz normal – kritische Neuigkeiten, die oft negative Botschaften oder Veränderungen enthalten, müssen erst einmal emotional verarbeitet werden. Gleiches gilt für den Fall, dass eine schwierige Entscheidung getroffen werden soll – man braucht erstmal „Verdauungszeit“. Du solltest deshalb deinem Mitarbeiter nach eurem Gespräch die Möglichkeit geben, das Ganze sacken zu lassen und Rückfragen zu stellen. Und auch wenn euer Meeting wichtige Verhandlungen nach sich zieht, solltest du ihm oder ihr bestenfalls etwas Zeit geben, um sich zu sammeln und die Neuigkeiten zu durchdenken, bevor weitere Schritte eingeleitet werden. Andernfalls könnten sein Urteilsvermögen getrübt und wichtige Entscheidungen aus emotionalen Impulsen heraus getroffen werden.

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