Tipps, wie du dein Zeitmanagement optimierst
Du wirst die Situation kennen: Dein Leben ist vollgestopft mit Aufgaben, Zielen und Wünschen. Du willst deinen Traumjob finden, Karriere machen, eine Familie gründen, die Welt bereisen, deinen Hobbies nachgehen, dich neuorientieren, deine Freunde treffen, Sport machen, um fit zu bleiben, und die neue Serie auf Netflix schauen, um mitreden zu können.
Astrid Lindgren
Gleichzeitig müssen der Haushalt geschmissen und zahlreiche Termine koordiniert werden. Wie in ein Handgepäcksstück, in das man alles für einen Kurztrip reingequetscht hat, presst du immer mehr in dein Gehirn und dein Leben.
Dabei stehst du zwischen den Stühlen namens Zeitdruck und Prokrastination. Du willst nämlich immer weiter, schneller und höher, aber eben auch genug Freizeit, weshalb du manche Aufgaben andauernd schiebst. Das Problem ist die Einteilung deiner Zeit, um allen Aufgaben, allen Mitmenschen und vor allem dir selbst gerecht zu werden. Die Frage, die sich stellt: Erledigst du denn so überhaupt alles mit 100 % Aufmerksamkeit, Leidenschaft und Energie? Was bleibt am Ende – außer Stress, Hektik, Müdigkeit und vor allem Zeitmangel? Denn gerade, wenn du der Prokrastination nachgibst, sitzt da dieses kleine Männchen in unserem Kopf und flüstert: „Wie sollen wir das alles schaffen?“.
-
1. Mit Selbstdisziplin zur Work-Life-Balance
Wir müssen jedoch nicht auf unsere Träume verzichten, unsere Ziele klein halten, uns selbst einschränken und nur arbeiten, arbeiten, arbeiten. Alles, was wir benötigen, ist ein wenig Motivation, Selbstdisziplin und Selbstmanagement. Das hilft, um unsere Aufgaben zu organisieren, strukturieren und stressfrei abzuarbeiten – egal ob fürs Studium, die Arbeit, die Freizeit oder das Leben im Allgemeinen. Wie das funktioniert? Mit dem richtigen Zeitmanagement. Denn Planung ist alles!
-
2. Zeitfresser eliminieren
Ein bisschen im Internet surfen, aktuelle Nachrichten verfolgen, E-Mails checken, bei Facebook oder Instagram Likes verteilen, telefonieren, kochen oder fernsehen – das macht Spaß, ist jedoch dafür verantwortlich, dass du immer mehr Zeit verlierst, um deine wichtigen To-Dos im Alltag abzuarbeiten. Solche Zeitfresser müssen für mehr Produktivität ausgeschaltet werden.
Im ersten Schritt zu einem besseren Zeitmanagement heißt es also, genau diese Ablenkungen ausfindig zu machen. Reflektiere einfach eine Woche lang dein Verhalten, notiere die Dinge, die dir Zeit unnötig rauben und überlege dir Gegenmaßnahmen, wie z.B. dein Handy während einer wichtigen Arbeitsphase in den Flugmodus zu stellen.
-
3. Aufgabenlisten erstellen
Um deine Aufgaben strukturiert abzuarbeiten, hilft dir eine To-Do-Liste. Damit stellst du sicher, dass dir keine Aufgabe des Tages durchrutscht. Hilfreich ist es, auch alle Unteraufgaben aufzulisten und wirklich große Aufgaben in mehrere kleine zu unterteilen. Dadurch verschaffst du dir einen Überblick über das komplette Arbeitspensum. Am besten erstellst du die To-Do-Liste immer am Vortag, damit du am nächsten Tag direkt starten kannst. Das Abhaken der erledigten Aufgaben gibt dir außerdem ein super Gefühl! Du hast es geschafft!
-
4. Prioritäten setzen
Alle Aufgaben wollen erledigt werden, aber mit welcher sollst du anfangen? Ganz einfach: Setze Prioritäten und ordne deine Aufgaben z.B. in vier Gruppen: sehr wichtig, wichtig, weniger wichtig, nicht wichtig. Nicht alles im Job oder auch Privatleben hat das gleiche Gewicht oder eine Deadline. Beginne deshalb morgens mit deiner Eat-the-Frog-Aufgabe – mit der unangenehmsten und schwierigsten Tagesaufgabe. Zu dem Zeitpunkt bist du noch voller Energie und hast einen freien Kopf. Danach bist noch motivierter und deine weiteren To-Dos kommen dir nur halb so anstrengend vor.
-
5. Zeitplanung inklusive Tages- und Wochenziele
Für einen stressfreien Alltag, solltest du mit klaren Zeiten und Deadlines arbeiten und am besten auf deine persönlichen Hochphasen achten. Verteile Aufgaben, die volle Konzentration benötigen, dementsprechend auf den Tag und nutze deine Durchhängerphasen für die weniger wichtigen Aufgaben. Setzte dir zudem ein Tages- oder Wochenziel, nach welchen du deine Aufgaben strukturierst. Das gibt dir die Möglichkeit, Aufgaben zu schieben und du legst automatisch den Fokus auf das Wichtige. Damit hast du den Durchblick. Du musst deinen Tag jedoch nicht zu 100 % durchtakten. Lediglich 60 % deiner täglichen Zeit sollten für deine To-Dos verplant sein. Setze dir also für einzelne Aufgaben Zeitlimits und plane Pufferzeit ein.
-
6. Lerne Nein zu sagen
Im Leben kommt es immer mal vor, dass wir Aufgaben von Kollegen, Familienmitgliedern oder Freunden übernehmen sollen. Solang dies nicht die Regel wird, ist das kein Problem. Wichtig ist nur, dass du nachfragst, wie viel Zeit die Person dafür eingeplant hat. Dadurch kannst du besser einschätzen, ob du Kapazitäten frei hast. Sollte es nicht der Fall sein, zögere nicht „Nein“ zu sagen. Das kann dir helfen produktiver und effizienter zu sein – egal in welchem Lebensbereich.
-
7. Singletasking statt Multitasking
Multitasking klingt immer so toll, ist meist jedoch eher kontraproduktiv. Man macht alles und gleichzeitig nichts richtig. Die Gedanken kreisen um zu viele Details. Da verliert man schneller den Fokus. Setze lieber auf Singletasking und konzentriere dich auf Aufgaben nacheinander. Deine Konzentration und die Ergebnisse werden es dir danken.
-
8. Gönne dir Pausen
Du hast gedacht, Pausen sind unnötige Zeitfresser? Nein! Sie sind wichtig, um deinen Körper und dein Gehirn mal zu entspannen und deine Konzentration zu steigern. Pausen sollten deshalb Teil deines Zeitmanagements sein. Eine gute Orientierung sind 30-40 Minuten konzentriertes Arbeiten und dann eine 5-minütige Pause. Nach drei Runden kannst du dir eine längere Auszeit von 15 Minuten gönnen – Zeit für einen Kaffee, ein paar Bewegungsübungen, einen Spaziergang an der frischen Luft oder um eine Runde zu meditieren.
Mit dem richtigen Zeitmanagement lassen sich viele private als auch berufliche Projekte endlich in die Tat umsetzen. Du spielst schon länger mit dem Gedanken, dich beruflich weiterzuentwickeln? Einen neuen Weg einzuschlagen und neue Ziele zu erreichen? An der FOM bekommst du neben den praxisnahen Lerninhalten auch Infos und Tipps für einen strukturierten Alltag. Mach es einfach, sei mutig und nutze deine Zeit.
